Forskning antyder at uten å ta notater under et intervju, vil du sannsynligvis huske rundt 25 % av informasjonen som ble diskutert. Denne prosentandelen kan naturligvis variere avhengig av faktorer som hvor godt du lytter, kompleksiteten i informasjonen, og hvor lang tid det går før du prøver å huske det. Notatskriving kan derimot øke denne prosentandelen betydelig, ettersom det hjelper med å forsterke hukommelsen og redusere kognitiv belastning (Mueller & Oppenheimer, 2014). I tillegg kan notatene brukes som referanse når man senere skal gi tilbakemelding til kandidaten eller diskutere beslutningen med kolleger.
I mange tilfeller kan gode notater i seg selv gjøre det mulig å sammenligne kandidater basert på faktiske data heller enn uklare minner. I tilfeller hvor flere intervjuere er involvert, kan notatene også bidra til at alle har tilgang til samme informasjon. På den måten bidrar gode notater til en mer transparent rekrutteringsprosess, hvor beslutninger kan forklares og forsvares med konkret dokumentasjon. Som en prosess, kan selve notattakingen også hjelpe deg med å følge opp viktige punkter underveis og gjøre det lettere å huske hovedpoengene etter at intervjuet er over.
Det er likevel viktig å være klar over at notattaking under et intervju også kan ha noen ulemper. La oss utforske hvordan disse kan unngås:
Strukturerte intervjuer er å foretrekke fremfor ustrukturerte på grunn av dets høyere validitet og pålitelighet. Forskning tyder på at å ta notater under intervjuer bidrar til denne strukturen og kan forbedre kvaliteten på intervjuet betraktelig. Dette betyr ikke at notater alene er tilstrekkelig for å øke intervjuets validitet. Et strukturert intervju bør bestå av flere nøkkelkomponenter som bidrar til å øke intervjuets psykometriske egenskaper, det vil si påliteligheten og gyldigheten. Forskning viser at kjernen i et strukturert intervju ligger i standardiseringen av innholdet og redusert bias fra intervjuerens side når kandidaten skal evalueres.
Effektiv notattaking under intervjuet starter med god forberedelse. Du og andre som intervjuer bør ha klare kriterier for hva som skal evalueres under intervjuet. Det vil si: hva dere ser etter. Hva som vektlegges både under og etter intervjuet bør bestemmes av en jobb- og kompetanseanalyse som har blitt lagt til grunn på forhånd. Intervjuet bør ikke bare handle om å bli kjent med kandidaten – det er også en utmerket anledning til å finne ut av hvorvidt kandidaten innehar de kompetansene vi ser etter. Les mer om kompetanseanalyse her.
Det er en god praksis å informere kandidaten om at du vil ta notater under jobbintervjuet.. Fortell kandidatene at du vil dokumentere nøkkelpunkter for å hjelpe deg med å huske dem bedre etter at intervjuet er over. Dette kan bidra til å skape en åpen og transparent atmosfære, og det gir kandidaten en bedre forståelse av hva som skjer under intervjuet. Når du forteller kandidaten at du tar notater, kan du også forsikre dem om at dette gjøres for å sikre at viktige detaljer blir husket og vurdert rettferdig i etterkant. Det kan bidra til å redusere eventuell nervøsitet kandidaten måtte føle om prosessen.
Når du tar notater, fokuser på å dokumentere kandidatenes svar som direkte relaterer seg til jobbrelaterte ferdigheter og kompetanser. Forskningen til Liu et al. (2021) viste at en høyere frekvens av jobbrelaterte nøkkelord i intervjuernes notater er forbundet med bedre jobbprestasjon og lavere turnover etter at kandidaten er ansatt. I samme gate fant Mundell (2017) også en tendens til at notater med jobbrelatert innhold var mer nyttige for å ta beslutninger om ansettelse. Dette understreker viktigheten av at intervjuere fokuserer på informasjon som er direkte relevant for stillingen de intervjuer til.
I noen tilfeller kan notatskriving være en distraksjon, spesielt hvis intervjueren prøver å transkribere alt som blir sagt. Dette kan føre til at man går glipp av viktige punkter eller ikke fullt ut forstår samtalen, noe som kan påvirke hukommelsen negativt. Ved å konsentrere deg om å fange opp hovedideene og nøkkelordene, vil notatene dine bli mer organiserte og effektive. Dette bidrar også til at du kan lytte mer aktivt til kandidaten under intervjuet. Dette betyr ikke at du skal utelate alle detaljer – tvert imot. Poenget er å fokusere på de riktige detaljene som virkelig teller. Gode jobbintervjuer handler om å undersøke kandidatens tidligere atferd for å best mulig forutsi hvordan personen vil håndtere fremtidige situasjoner. Objektivitet er nøkkelen her; konsentrer deg om konkret atferd fremfor subjektive inntrykk:
Ved å notere deg denne typen detaljer kan du som intervjuer få en dypere innsikt i kandidatens problemløsningsevner, beslutningstaking og mellommenneskelige ferdigheter.
Det er avgjørende å finne en balanse mellom å lytte og å ta notater under et intervju. En vanlig felle er å bli så opptatt av å skrive ned hvert ord at man mister viktig innhold i samtalen. Når fokuset blir for sterkt på notattaking, kan vesentlige detaljer og nyanser i kandidatens svar gå tapt. For å unngå dette, fokuser på å registrere nøkkelinformasjon fremfor å notere ned alt ordrett. Det mest fruktbare er å bruke størstedelen av tiden på å lytte aktivt. Dette hjelper deg å danne et helhetlig bilde av kandidaten, noe som er mer verdifullt enn detaljerte, men overfladiske notater.
Når intervjuet er avsluttet, forsøk å gå gjennom notatene dine med en gang. Sørg derfor å sette av minst 15-20 minutter imellom hvert intervju. Dette gir deg muligheten til å effektivt og mer objektivt vurdere informasjonen mens den fortsatt er fersk i minnet. Jo lenger tid som går, desto større er risikoen for at dine beslutninger baseres mer på inntrykk enn på faktiske opplysninger. Når du senere skal diskutere kandidaten med kollegaer, vil du kunne presentere objektive fakta. Dersom dine kolleger også har intervjuet kandidaten, eller hvis det ble gjennomført et gruppeintervju, vil det være enkelt å sammenligne notater og ta en mer objektiv beslutning.
Burnett, et al. (1998): Interview Notes and Validity.
Liu et al. (2021): Predictive validity of interviewer post-interview notes on candidates’ job outcomes: Evidence using text data from a leading Chinese IT company.
Mueller & Oppenheimer (2014): The pen is mightier than the keyboard: Advantages of longhand over laptop note taking.
Mundell, James T. (2020): Characteristics of Notes Taken During the Employment Interview and Their Impact on Organizational Outcomes
Middendorf & Macan (2002): Note-taking in the employment interview: Effects on recall and judgments.
.png)
